Nejčastější chyby při kontrolách u škol a příspěvkových organizací – a jak jim předejít
Kontroly u škol a příspěvkových organizací jsou běžnou součástí jejich fungování. Provádějí je například zřizovatelé, krajské úřady, finanční úřady nebo další kontrolní orgány. Zkušenosti z praxe ukazují, že většina zjištěných nedostatků se opakuje – nejčastěji jde o chyby v dokumentaci, evidenci nebo nastavení interních procesů.
Dobrá zpráva: většině těchto problémů lze snadno předejít. Stačí mít správně nastavené interní směrnice, evidenci dokumentů a přehledné procesy.
1. Neaktuální nebo chybějící interní směrnice
Jedním z nejčastějších zjištění kontrol bývají zastaralé vnitřní směrnice. Organizace často používají dokumenty vytvořené před několika lety, které již neodpovídají aktuální legislativě nebo reálné praxi.
- směrnice k oběhu účetních dokladů
- směrnice o finanční kontrole
- směrnice o veřejných zakázkách
- spisový a skartační řád
Jak předejít problému: provádět pravidelnou revizi směrnic (ideálně jednou ročně) a ověřovat jejich soulad s aktuální legislativou.
2. Nepřehledná evidence dokumentů
Kontroly často narážejí na problém s dohledatelností dokumentů. Chybí přílohy, smlouvy nejsou evidovány nebo je složité dohledat historii dokumentů.
- chybějící přílohy smluv
- nejasná evidence dokumentů
- špatně dohledatelné účetní doklady
- nesystematická archivace
Řešení: zavést jednotný systém správy dokumentů a jasná pravidla archivace.
3. Nedodržování pravidel finanční kontroly
Zákon o finanční kontrole ukládá organizacím povinnost provádět kontrolu finančních operací. Při kontrolách se však často objevují formální nedostatky.
- chybějící podpisy odpovědných osob
- neprovedená předběžná kontrola
- kontrola pouze formální bez skutečného ověření
Doporučení: jasně definovat odpovědnosti zaměstnanců a nastavit přehledný schvalovací proces finančních operací.
4. Chyby při veřejných zakázkách
Veřejné zakázky patří mezi oblasti, které kontrolní orgány sledují velmi detailně.
- nedostatečná dokumentace výběrového řízení
- nesprávné stanovení hodnoty zakázky
- nedodržení interních pravidel organizace
Tip: archivujte kompletní dokumentaci výběrových řízení a nastavte jasná interní pravidla.
5. Nesoulad mezi dokumentací a praxí
Častým problémem je situace, kdy organizace postupuje jinak, než uvádějí její vlastní směrnice.
- směrnice uvádí dvoustupňové schvalování, ale v praxi je pouze jeden podpis
- archivace probíhá jinak, než stanovuje spisový řád
Důležité: pravidelně kontrolujte, zda nastavené procesy odpovídají realitě.
Jak se na kontrolu připravit
- pravidelně provádět interní kontroly
- udržovat dokumentaci v pořádku
- mít aktuální interní směrnice
- zajistit přehlednou evidenci dokumentů
Chcete mít dokumentaci připravenou na kontrolu?
Pomáháme školám a příspěvkovým organizacím nastavit správu dokumentů, interní směrnice i účetní procesy tak, aby byly připravené na kontrolu a splňovaly legislativní požadavky.